一流が実践する「地味だけどすごいコミュニケーション術」とは?――エリートほど「仕事力」より「コミュニケーション」で成果を出す

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(photo by はむぱん/photoAC)

上昇志向がある人ほど、自分のスキルを頼みにした「実力主義」に走りがちです。しかし、エグゼクティブと呼ばれる本当に優秀な人たちは、ただ「仕事ができる」だけではなく、同僚や部下との「コミュニケーション」を重視しているものです。

『外資のスーパーエリートが大切にする意外と誰もやっていない「コミュニケーション」の基本』では、多岐にわたる業種でエグゼクティブのサポートをしてきた著者の伊藤まみさんが、彼らに共通するコミュニケーション術を紹介しています。

伊藤さんが東京の外資系企業でアメリカ人上司の秘書をしていた頃、ヨーロッパ地域のトップ役員が解雇されることになりました。その理由は「予算未達」だったのですが、伊藤さんの上司は「本当の理由」は別にあることを教えてくれました。

実は、ヨーロッパ地域の予算達成率は93%。それに対して伊藤さんの上司が担当していたアジア地域は62%。数字だけを見れば解雇されるのは伊藤さんの上司であってもおかしくありません。ところが、解雇された役員は優秀な人材ではあったもののワンマンタイプで、多くの人を敵に回し、周りにサポートしてくれる人がいなかったのです。

こうした出来事から、結果重視の外資系企業においても「コミュニケーション力」は「仕事力」以上に大切だと感じたのだといいます。

エグゼクティブのポジションで長く活躍できている人はどういう人たちなのかというと、「コミュニケーション術+仕事の効率化」に優れている人たちです。結果や数字だけでは絶対に補えない、周りからの信頼を日々積み重ねていくことが、実は一番大事なことなのです。
(プロローグより引用)

たった一言添えるだけでコミュニケーションは深まる

さまざまな人たちと関わり合い、つねに忙しいエグゼクティブには、部下や同僚、取引相手とのコミュニケーションに割ける時間も限られています。彼らはどのようなコミュニケーションを心がけているのでしょうか?

たとえば、エグゼクティブは必ずコミュニケーションの最後に「ありがとう」という言葉で会話を完結させているといいます。

上司「ここ手直ししてくれる?」
部下「わかりました」
上司「ありがとう!」

部下からすれば、仕事だから引き受けるのは当たり前です。しかし、感謝の言葉を言われると、爽やかなやりとりになり、言われたほうも嬉しいものです。

エグゼクティブが実践するコミュニケーションの一つひとつは、やろうと思えば誰にでもできることです。しかし、それを他の誰よりも多く、確実に行うことが大切なのです。

「名前」を呼びかけることでチームワークは高まる

呼びかけるときには必ず「名前」を呼びかけることも、コミュニケーションには効果的です。

たとえば、少人数の会議やプレゼンで、「○○さんがこの資料を作成してくれました。○○さん、短時間で作成してくれてありがとう」と出席者の名前を呼びかければ、誰に向けて話しているかが明確になり、相手も親近感を抱いてくれます。

名前を呼んで話しかけられて嫌な気持ちになる人は少ないはずです。

身近な同僚や部下はもちろん、クライアントや普段あまり関わらない他部署の社員の名前も覚えておいて、呼びかけていくようにすれば、人間関係が円滑になり、仕事をする上でのサポートも得られやすくなるのです。

メールでのコミュニケーションをスムーズにする「5つの仕込み」

エグゼクティブほど、メールはスマートな内容になっているといいます。

そこには、「簡潔にわかりやすくすることで相手に無駄な労力をかけさせない」という気づかいがあるからです。こうした「気づかい」を示すこともコミュニケーションのひとつだと言えるでしょう。

そして、そこには時間が限られているエグゼクティブならではのメールテクニックがあります。それが仕事を滞りなく進め、スピードアップを図るための「5つの仕込み」です。

1.件名が目に留まるように工夫する

メールの件名を、「Re:○○○」「お世話になっております」などと書いてしまうと、相手にはどんな内容かわかりません。「要返信 前回会議のアクションプラン」「重要 会議日程変更」など、内容がわかる件名にするのがポイントです。

2.相手へのリクエストを明確にする

リクエストとは、相手がどういうアクションをすればいいのかを示すことです。

「返信がほしい」のか「返信は必要なく情報提供だけ」なのかなど、相手がアクションに迷わない書き方をします。

3.選択肢から選ばせる

日時などは「ご都合の良い日をお知らせください」とするよりも、「○月の最終週ではいつがご都合よろしいでしょうか」と、ある程度限定した範囲を指定するほうが相手の負担になりません。

4.返信期限をつける

相手へ失礼にならない程度に、返信期限を3日後や5日後に設定して明記することで、気づかいを示しながら、相手からのスピーディな返信を期待することができます。

5.パーソナライズする

メールの最後に「先日は、○○の件のサポートありがとうございました」「忘年会の時期ですね。飲み過ぎには注意してくださいね」といったパーソナルな一文を添えることで、味気ないビジネスメールも温かい人間味のあるメールになります。

こうしたポイントに注意するだけで、メールのコミュニケーションもスムーズになるはずです。

本書では、コミュニケーションを軸にプレゼン、会議、時間の使い方などのテクニックも紹介されています。どれもエグゼクティブだからといって難しいことをしているわけではありません。話し方や伝え方、人間関係に悩む人は、一流の人が実践しているコミュニケーション術を習慣にしてみてはいかがでしょう?

日本実業出版社
2017年11月13日 掲載
※この記事の内容は掲載当時のものです

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