部下に仕事を任せても先延ばしされる……その悩みを一瞬で解決する超簡単な方法

苦手な仕事や難易度の高い仕事はどうしても後回しになりがちです。そんな「先延ばしグセ」を克服するための効果的な方法があると、経営コンサルタントの安田修さんは言います。

本記事では、あらゆるノート術・メモ術を実践した安田さんが刊行した『仕事と勉強にすぐに役立つ「ノート術大全」』（日本実業出版社）から、一部抜粋し再構成のうえで、仕事を先延ばししてしまう原因や効率よくタスクを終わらせる方法をお届けします。

1つのタスクは30分以内に

先延ばしグセがあって、困っています──これは、起業やビジネスの支援をしていて一番多い相談内容といってもいいかもしれません。

誰にでも、いつまでも終わらないタスクがあるでしょう。「今日やるぞ」と付箋に書いても、どうしても終わらない。「明日こそはやろう」と思っても、同じことが繰り返される。

この現象が起こる一番大きな理由は、そのタスクが「大きすぎる」ことです。その基準は、15分という人もいますが、まずは30分です。それより長く時間がかかるタスクは大きすぎます。

大きすぎるタスクは着手するまでの心理的な抵抗感が大きいですし、着手したとしてもなかなかその日のうちには終わりません。終わらなければ敗北感を抱くことになり、ますますそのタスクがイヤになります。

私もタスク1つは30分以内の大きさに分割することを心がけています。

千里の道も1歩から

例えば「本を書く」というタスクが典型的な「大きすぎる」タスクです。「よし、今日は本を書くぞ！　他には何もやらない！」と意気揚々と挑んだところで、結果は最初から見えています。夜になっても、その本が書き上がっていることはまずありません。

本を書くというのは、何日もかかるタスクです。書き始めたその日に書き終えるなどということは絶対にありません。つまり、「本を書く」という大きいタスクに取り組もうとした時点で、負けが決まっているんですね。

ではどうしたら良いか。

この場合だと、「本の目次を書く」「本の1章1項を書く」というように（これでも少し大きいかもしれませんが）、30分以内で終わる単位にタスクを分割していきましょう。

そうすると、「今日は本の目次を書くというタスクを完了した！」となって、その日が勝ちに変わります。

小さく分割したタスクをいくつも実施することにより、いずれ本は書き上がります。

いつ、どこまで終われば良いかと細かな〆切を設定していくのが大きなプロジェクトを完了させるコツです。

象を1頭食べる方法は、1口ずつ食べること。千里の道も1歩から。小さく分割したタスクを1つずつ、片付けていきましょう。

付箋とノートを活用して仕事を仕分けする

『残業ゼロのノート術／石川和男』では、全てのタスクに〆切を設定することが仕事をスピードアップする上で重要だと書かれています。

『3ステップ時間管理術／酒井秀介』では、タスクの処理時間を見積もり、付箋に書いておくことを推奨しています。例えば30分のタスクであれば、スケジュール上で30分の空き時間があればそこに付箋を貼り付けて、処理していくという考え方です。

私はこの本の「タスクをスケジュールする」という考え方に大賛成です。付箋に書かれて机に貼ってあるだけのタスクはいつまでもやらないかもしれませんが、それをスケジュール帳に貼り付けた瞬間に予定日時が決まり、実行しやすいからです。

その日1日のタスクを書き出した後にも、どのタスクを何時くらいに実行するかを決めておくと、実行の確率が大きく上がります。

まずタスクをABCDにランク分けして、「改善業務」「新規業務」などの最重要なランクAが全体の2割以上になるように、「緊急事項」のBが多くなりすぎないように仕事のやり方を見直していくということです。「通常業務」がC、「やめるべき仕事」がDですね。

そして、その日できなかったタスクは消してしまわずに、翌日以降のタスクリストに移行してやり遂げるのです。Dの「やめるべき仕事」に分類して意思をもって消すのはすごくいいのですが、できなかったからやらない、ということを許さないということです。

私も、本当に大切なことは、いかに効率的にタスクを捌くかではなくて、いかにムダなことをやらないかだと考えています。

ムダなタスクなんてやっていないと思うかもしれませんが、目標から逆算すると、ムダなことに膨大な時間をかけているということはよくあります。常に棚卸しをして、やめるべき仕事をどんどん減らしていくことは重要なのです。