『無駄ゼロ！自分時間が増える 超・時短ハック』
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【毎日書評】伝え方を変えるだけ。仕事の手戻りを減らすコミュニケーションの時短テクニック
［レビュアー］ 印南敦史（作家、書評家）
ビジネスパーソンの日常は、時間との戦い。だからこそ「時短力」を身につけるべきだと主張しているのは、『無駄ゼロ! 自分時間が増える 超・時短ハック』（鈴木真理子 著、明日香出版社）の著者です。
時短で働くメリットは多く、まわりから「効率的な人」「生産性が高い人」と評価され、大切に扱ってもらえるのだとか。また、1日24時間のうち、仕事時間を減らせば自分のための時間が増えていくことにもなるはず。それもまた、時短の大きなメリットだというわけです。
なお著者は、時間を効率的に使うために、以下の3つのポイントを押さえてほしいと述べています。
1. ムダに気づき、ムダをとことん省く
2. 質をこなす必要がある仕事は、とにかくスピードアップする
3. 質を求められる仕事は、時間をかけ、腰を据えて取り組む
つまり、仕事には、時間をかけるべき仕事と、さほど時間をかけなくてよい仕事があるということです
（「はじめに」より）
大切なのは、仕事のやり方を見なおし、「もしかしたら、やらなくてもいいかも」と問題意識を持つこと。つまり、「すべての仕事に時間をかければかけるほど、よい仕事ができる」という考え方は思い込みにすぎないわけです。
時間の長さと成果の大きさは、必ずしも一致しません。短期集中型で成果を上げる仕事術を身につけてください。（「はじめに」より）
こうした思いを軸とした本書のなかから、きょうは第4章「手戻りをなくすコミュニケーションのハック」に目を向けてみましょう。
誤解されないように伝える
仕事の指示をする側が「細かくいわなくてもわかるでしょ」とことばを端折ると、必然的に受け手の判断に委ねることになります。しかしそれでは、期待したとおりに仕事ができあがってこなかったとしても無理はありません。そもそも、コミュニケーションが成り立っていないからです。
仕事を頼むときは、6W3Hを使いましょう。「誰が（Who）」「誰に（Whom）」「何を（What）」「いつ（When）」「どこで（Where）」「なぜ（Why）」「どのように（How）」「いくつ（How many）」「いくら（How much）」を伝えるのです。（「はじめに」より）
たとえば、「なにを（What）＝商品Bの資料を」「なぜ（Why）＝A社へ提案するため」「いくつ（How many）＝A4サイズ1枚」「いつ（When）＝10月7日の15時までに」などと伝えれば、誤解を与えずにすむわけです。（136ページより）
主観ではなく客観で伝える
上司から「あの件どうなってる？」などと質問されたら、「あの件ってなんですか？」と聞き返したくなるもの。また、同僚から「それとってくれる？」と頼まれたら、「それ」がわからず戸惑ってしまうかもしれません。
「これ／その／あちら／どれ」といった言葉を「指示語」や「こそあど言葉」と呼びます。相手に正しく伝わらないことがあるため、使うときは気をつけてください。
仕事では情報を正確に伝えることが大切です。そのためには主観ではなく客観で表現してください。（138ページより）
主観的な意見だった場合、聞く側は自身の経験や知識、考え方をもとに価値判断を下すことになります。
たとえば「大きい／小さい」「高い／安い」「よい／悪い」、あるいは「できるだけ早く」などの主観的なことばは、誤解につながりやすいわけです。しかし客観的な事実は誰にも否定できないため、受け取り方はみな同じ。そのため、誤解が生じにくくなるのです。
では、どうしたら客観的な事実を伝えることができるでしょうか。
それは数字を使うことです。例えば、「朝早く」は「午前9時」、「今週いっぱい」は「11月15日（金）18時必着」というように数字を入れて伝えるようにしましょう。（139ページより）
また、「君はどう思う？」と意見を求められた場合は、「私の意見ですが」「個人的には」と前置きするなどして、客観的な事実と区別することも大切。そうしたうえで、主観的な意見を伝えるわけです。（138ページより）
結論を先に伝える
PREP（プレップ）法をご存じでしょうか。これは会話や文章を簡潔に説得力のあるものにする構成方法で、4つの英単語の頭文字を組み合わせた言葉です。
最初のPはPointで「結論」を伝えます。次のRはReasonで「理由」を述べます。3つ目のEには2つ意味があって、Evidence「証拠」とExample「実例」です。どちらかを入れます。最後はもう一度PでPoint「結論」を念押ししてください。（141ページより）
「A社のプレゼンで当社が勝ちました。勝因は課題解決力だそうです。担当の鈴木様から届いたメールをご覧ください。これよりA社の仕事に着手します」というように結論を先に持ってくると、短い時間で大事なことを伝えられます。ムダがないため、聞き手を満足させることができるのです。
とはいえ、PREP法をすぐにマスターすることは難しいかもしれません。そこで著者がすすめているのは、前置きことばとして、「結論から先に申しますと」を口癖にすること。そう切り出せば、結論から入る以外ありえなくなるからです。
また、「きょうお伝えすることは3つあります」と最初に告げ、「1つ目は〜。 2つ目は〜」というように展開していく方法も有効であるようです。（140ページより）
1項目がコンパクトにまとめられ、しかも文章は少なめ。難しい話もないため、限られた時間のなかでサクサク読み進めることができるはず。仕事もプライベートも充実させたいのであれば、参考にしてみるべきかもしれません。
Source: 明日香出版社
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2024年10月4日 掲載
※この記事の内容は掲載当時のものです
