便利になるはずが「仕事が増えただけ」 中小企業がIT化で失敗しないために必要なこと

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「IT化」は多くの中小企業にとって課題

 変化の速い現代において、業務改善による効率アップは必要不可欠です。しかし、多くの中小企業は、業務改善のための「IT化」といっても、どうすればいいのか分からない、予算面で難しいというのが現実です。

 そこで『御社にそのシステムは不要です。』(あさ出版刊)著者のITシステム導入のスペシャリストである四宮靖隆氏に中小企業がIT化を図るときに忘れてはいけないことをうかがいました。


四宮靖隆氏

 中小企業の経営者の方であれば「DX」(デジタルトランスフォーメーション)という言葉を耳にしたことがあるのではないでしょうか? DXの定義を簡単にいうと「ビジネスにデジタル技術を活用して、新しいビジネスモデルを創出し、社会を豊かにする」ことです。今、世の中では自社ビジネスにITを導入する「IT化」、「デジタル化」の流れがますます加速しています。

 しかし、いざ自社ビジネスをIT化しようとプロジェクトチームを作り、システム開発会社に開発を依頼しても「使い方が分からない」、「使いづらいから使っていない」という言わゆる”野良”システムが作られ、IT化が失敗してしまうケースが多く見受けられます。このような野良システムが誕生してしまうのには理由があります。それは、経営課題や業務課題を解決する”手段”であるシステムの導入が目的となってしまっているからです。

「ライバル企業がクラウド型のSFAサービスを導入して、売上が2倍になったらしいから、うちでも早速導入しよう」、「最近、クラウド会計サービスが流行っているらしいから自社にも導入しよう」といった形でツールの導入を決めた経験はありませんでしょうか?

 野良システムを作り出さないためには「IT化は目的ではなく手段である」という認識を常に忘れず、業務課題を解決するためにどの部分にITを活用できるのかを意識し続けてください。

 そして、IT化を成功させるためには3つの必須要素があります。

 ・専任者の確保

 ・予算の確保

 ・経営者の熱意

 です。

 IT化は経営者の思いだけでは実現が難しく、IT化プロジェクトを遂行する専任者の確保が必要です。ただし、専任者を「ITが得意」という理由だけで選ぶのはやめましょう。IT化は業務課題を解決するための「手段」ですので、ITに関するスキルは必須ではなく、業務課題を解決できる人材かどうかで判断してください。例えば、業務課題を客観的に分析できるような人は適任です。

 また、失敗を恐れずに積極的に動ける人も適任です。IT化には「こうすれば絶対に改善する」という絶対的な正解はありません。仮説を立て実際に実行して検証し、失敗した場合にはその失敗を次に活かすという行動力が求められます。

 次に、IT化に対して、十分な予算を確保することも重要です。導入時の予算はもちろんですが、IT化はシステムを開発して終わりではなく、開発されたシステムが実際に使われ始めてからがスタートです。導入後に改善効果がでているのかどうかを検証し、導入後に発生した問題点に対して継続的に改善していかなければIT化は成功しませんので、導入後の予算も事前に確保をしていかなければいけません。また、IT化への予算を「費用」と考えてはいけません。業務課題を解決することで売上向上や従業員の就業状況の改善を実現するための「投資」だと考えてください。

 そして、最後にいちばん大事なのはIT化を成功させるんだという経営者の熱意です。IT化による業務改善効果は短期的には現れず、中長期的に効果がでてきます。そのため、IT化プロジェクトを継続させるためには、IT化担当者は「この会社を良くするんだ」という熱量を持ち続けなければいけません。そして、IT化を進めていくと「今までのやり方を変えられるのは嫌だ」、「IT化なんて仕事が増えるだけだ」といって抵抗するいわゆる「抵抗勢力」の従業員が現れます。

 IT化担当者の熱量を持続させ、抵抗勢力の人たちにも協力してもらうためには、何のためにIT化をするのか、IT化することでどんな会社の未来が待っているのかを経営者が熱量を持って伝えていかなければいけません。

 経営者の覚悟とIT化を目的としなければ”失敗しない”業務システムを導入することはできないのです。

四宮靖隆(シノミヤヤスタカ)
株式会社ジョイゾー代表取締役社長。1976年東京生まれ。東海大学文学部卒業後、文系出身でメールもろくに使えない状態で、システム開発会社に入社。システムエンジニアを目指すも、一番やりたくなかったインフラ業務をやることになりいじけるが、この時身につけたグループウェアの知識と経験が将来にわたってかけがえのない財産となる。その後、2010年に株式会社ジョイゾーを設立。2011年にサイボウズがリリースした業務改善プラットフォーム「kintone」に大きな可能性を感じ、ジョイゾーのメインビジネスとする。kintoneの導入実績の豊富さや知識の深さから、Mr.kintoneと呼ばれる。

四宮靖隆

あさ出版
2021年5月13日 掲載
※この記事の内容は掲載当時のものです

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