限られた時間を無駄なく成果につなげる、アウトプットの技術――生産性を高めるには、インプットとアウトプットが不可欠だ

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(photo by acworks/photoAC)

「定時までに仕事が終わらない」

「効率よく仕事がまわらない」

「考えすぎて仕事がなかなか進まない」

そうした状態に陥り、仕事を溜めこんでしまうことはないでしょうか。仕事を頑張ろうという気持ちはあるのに、ただ時間ばかりを浪費してしまう。それでは上司からの評価は下がるばかりです。

こうした袋小路から抜け出す方法について、ライフネット生命の創業者であり、現在は立命館アジア太平洋大学(APU)の学長として多忙を極める出口治明氏は、「仕事の生産性は、どんどんアウトプットすることで高まる」と言います。

出口氏の著書『知的生産術』の第3章「最小の労力で最大の成果を上げる『インプットとアウトプットの技術』」より、その方法を紹介します。

ラクする方法を頭で考えて、知的生産を高める

働き方改革が叫ばれるなか、生産性の高い働き方が求められています。そもそも生産性を高めるとは、どういうことなのでしょうか。出口氏は、「生産性の高い働き方」を次のように定義しています。

・同じ仕事をより短い時間でこなすこと
・同じ時間でたくさんの量をこなすこと
・同じ時間で仕事の質を高めること

これらは、人が「成長すること」と同義です。そして、自分が成長するためには、社会常識や他人の意見を鵜呑みにせず、原点にさかのぼって「自分の頭で考えること」が必要とも指摘しています。

すなわち、「知的生産性を高めること=自分の頭で考えて成長すること」がこれからの私たちの働き方に必要不可欠だと出口氏は考えています。

たとえば、午後4時に上司が目の前にあらわれ「これを今日中に終わらせてほしい」と言って、新しい仕事を押し付けてきたとします。5時間はかかりそうな分量です。ですが、午後7時から飲み会の予定が入っているとしたら、どうしますか?

知的生産という概念がない人は、「今は午後4時で、この仕事を終えるには5時間かかるから、会社を出るのは午後9時になる」と判断し、飲み会を断わって残業する選択肢をとります。

けれど、知的生産性の高い人は、こう考えるでしょう。

「仕事も大切だけど、飲み会も大切だ。飲み会に参加するには、5時間かかる仕事を3時間以内で終わらせなければいけない。今までと同じやり方だと3時間では終わらないから、違ったやり方を考えてみよう。これまでは『A→B→C』の順番で仕事をしていたけれど、いっそのこと『B』を省いて、『A→C』と直列につなげばもっと早く仕事が終わるかもしれない。よし、やってみよう!」と。

生産性を高めるイノベーションは、「サボりたい」という気持ちから生まれると言っても過言ではありません。自分の想像や力量を超える仕事を任されたとき、自らの頭で今までとは違うやり方を必死に考え、実行(アウトプット)することで、生産性の高い成果を得ることができるのです。

仕事がうまくいかないのは、インプットとアウトプットの量が足りないから

自分の考えがまとまらない、いいアイデアがなかなか思い浮かばないなど、仕事が思うようにいかないのは、たいていの場合インプット不足に原因があると出口氏はいいます。「アイデアは降りてくるもの」という人もいますが、それは自分の脳にすでにある情報が、何かの拍子に出てきたものがほとんどのはずです。

インプットの絶対量が足りなければ、判断の精度は高まりませんし、発想の幅も広がりません。わからないことや気になったことはそのままにしないで、納得するまで調べる。そうすることで、確度の高い情報や検証可能なデータをインプットすることができます。

ただし、いくらインプットの量が多くても、何らかのアウトプットをしなければ、意味がありません。

インプットの量を増やすのは、アウトプットをするためです。「ただ勉強しているだけ」では、意味がありません。インプットしたら、仕事を任されたら、何かを勉強したら……、すぐにアウトプットする。成果を出す。結果を出す。アウトプットの回数を増やせば、どんな仕事も、必ず生産性が高まるはずです。

最小の労力で「アウトプット」を最大化する方法

「そうはいっても、アウトプットのしかたがわからない」という人も多いでしょう。インプットした情報をアウトプットするためには、まず頭の中を整理する必要があります。

頭の中を整理する方法は、何より「自分の言葉に直すこと」です。そのための具体的な方法を2つ紹介します。

1. 人に話す

出口氏は、おもしろいことがあったら、近くの人を捕まえて、しゃべるのが一番だと勧めます。たとえば、本や映画など、部屋で「ひとりで読んだり観たりしたもの」は後で思い出そうとしても忘れてしまっていることが多いのではないでしょうか。

しかし、友だちと感想を述べ合ったものは、しばらくたってもはっきりと覚えています。感動の直後に自分の思いや感情を言語化したことで、思考が整理されて知識が定着するからです。

ある大手総合商社のトップは、知りたいことがあると、専門家を探してすぐに会いに行くそうです。そして、会社に戻ると秘書を捕まえて、聞いてきた内容をひと通りしゃべり続けるといいます。

何かを知りたいと思ったら一番詳しい人にすぐに話を聞きに行く。そして、インプットしたら周囲に喋って頭の中を整理する。これこそ、生産性を高めるための最高の勉強方法だといえます。

2. 文章に書いて人に見せる

人に話すことで考えは整理されますが、もう1つの方法として「文章に書いて人に見せる」という方法もあります。

ツイッター、ブログ、フェイスブックといった「人が読む」ことを前提としたものに書くことでも自分の頭が整理されます。会社で提出する報告書と同じように「読んだ人にわかってもらおう」という意識が働くからです。

出口氏自身、書くことで自分の頭の中が整理され、仕事の質が高まることを実感していたため、管理者になってからは、部下に「書く機会」を強制的に与えることを心がけていたそうです。

具体的には、生命保険業界の学術論文誌の事務局に頼んで得た掲載枠(年6回)を、部下に割り振り、論文を書かせていました。アウトプットのための強制的な仕組みでしたが、読者は同業者ですから、いい加減な内容でお茶を濁すわけにはいきません。

締め切りのあるまとまった量の課題に対し、ある程度の質のアウトプットを続けると、人の実力は格段に上がるのです。さらに原稿が学術論文誌に載ったり賞を取ったりすることで、部下は、大きな自信を身につけたといいます。

インプットした情報を自分の言葉で置き換えるようにすることで、思考の軸ができるようになりアウトプットにつなげやすくなるのです。

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インプット後のアウトプットの回数を高めることで、少しずつ自らで考え、行動につなげる習慣が身についていきます。本書にはさらに一歩踏み込んだ「考える力が育つ『情報収集』の技術」「上司にインパクトを与える、スピード仕事術」など、出口流・知的生産性を高めるための方法が多く紹介されています。

一生懸命頑張っているのに、なぜかうまくいかない。時間ばかりが過ぎて、仕事が終わらない……。『知的生産術』は、働くすべての人に、自分の頭で考えて仕事を効率化し成果を出す方法を提案している1冊です。

日本実業出版社
2019年3月1日 掲載
※この記事の内容は掲載当時のものです

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