なんで新人が電話に出なきゃいけないの？　新入社員が疑問に思う最初の難関「電話対応」に回答　人材育成コンサルタントが答える

　新入社員としてオフィスワークをはじめた方は、率先して電話を取るように指導されることが多いのではないでしょうか？　また、研修でも電話対応について教わることもあるでしょう。

　しかし、必要なことだとわかっていても自分以外に社員はいるし、なぜ新人ばかりが電話に出なければならないのだろう、と疑問に思ったことはありませんか？

　年齢や肩書によって電話対応を押しつけられる状態を「TELハラ」問題として取り上げられる昨今ですが、

「電話を受ける仕事を新人が任されるのには、理由があります」

　そう語るのは、2万人以上にビジネスマナーを教えてきた人財育成コンサルタントの山田千穂子先生です。

　いったいどんな理由があるのでしょうか？

　新入社員たちのヒアリングを基に、ビジネスマナーをわかりやすく説明した山田先生の著書『マンガで身につく仕事のマナー』（あさ出版）から、なぜ新人が電話に出る必要があるのか？　そして電話が怖くて出られない人に向けた電話対応の基本を紹介します。

※本稿は『マンガで身につく仕事のマナー』を一部再編集した記事です

（1）保留や転送の仕方など、電話機の機能をしっかり把握する
（2）請求の件なら経理部へなどというように、会社の仕組み、担当部署やテリトリーを理解し、電話をたらい回ししないようにする
（3）内線番号表・座席表を用意し、きちんと転送できるようにしておく
（4）会社案内や商品一覧など、会社情報のわかるパンフレット類を準備しておく

　なかでも、最も大切なのが、電話のポジション。利き手とは逆の手で取りやすい位置に置きましょう。

　なぜなら、ビジネス電話は、誰からかかってきて誰に取り次ぐべきか、伝言は何かなど、聞きながらメモを取る機会がたくさんあるからです。

　電話を通して、お客様と触れ合っているという意識を持って取り組みましょう。