会議のファシリテーションに使えるフレーズ集

レビュー

『会議を変えるワンフレーズ』

著者: 堀公俊［著］
出版社: 朝日新聞出版
ジャンル: 社会科学／経営
ISBN: 9784023316003
発売日: 2017/05/19
価格: 1,430円（税込）

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会議のファシリテーションに使えるフレーズ集

［レビュアー］印南敦史（作家、書評家）

退屈な会議を少しでもまっとうなものにしたいという思いは、すべてのビジネスパーソンに共通するもの。そこで近年脚光を浴びている「ファシリテーション」のスキルに注目すべきだと主張するのは、『【実用のことば】会議を変えるワンフレーズ』（堀公俊著、朝日新聞出版）の著者。日本ファシリテーション協会フェローとして、さまざまな分野でファシリテーション活動を展開している人物です。

会議が上手くいかない最大の要因は、みんなの意見が会議の中身（コンテンツ：内容、意見、アイデア、結論）に集中してしまい、進め方（プロセス：論点、流れ、討議方法、関係づくり）を考えるのを忘れてしまっているからです。

料理のたとえで言えば、「どんな料理をつくるか？」ばかり考えて、「どうやったら料理ができるか？」が疎（おろそ）かになっているわけです。コンテンツとプロセスを上手くかけ合わせないと、美味しい料理ができません。

であれば、自分のコンテンツは一旦脇に置き、プロセスに専念できる人を置いておこう。その方に、みんなが持つコンテンツを活かした素晴らしい料理ができるよう、導いていてもらえばよい。それが「ファシリテーター」の仕事です。（「はじめに」より）

ファシリテーターとは「進行役」という意味ですが、会議においても適切な人にファシリテーターを任せ、自身はファシリテーターシップを発揮する側に回ることを著者は勧めています。たとえば、じっと話し合いを見守り、ここぞというところで、「そもそも○○は議論しなくてもいいの？」と大所高所から“目から鱗の投げかけ”をすることが重要だというのです。

そのような考え方を軸に、会議の流れ（起承転結）に沿って、適切にプロセスを舵取りするための200種もの実用フレーズを紹介したのが本書。すべて、著者のファシリテーターとしての実践に基づいて培われたものなのだそうです。

きょうは第1章「起歩調を合わせ、参加を促すフレーズ」から、いくつかをピックアップしてみたいと思います。

プロセスを共有する

会議室に人が集まってきて全員が揃うと、「では、そろそろはじめましょうか。まず、いま配った資料1を見てほしいのですが…」と説明をはじめる人がいますが、それは最悪のスタートの切り方だと著者は指摘しています。

なぜなら、「きょう、どのように会議を進めていくか？」がわからないと、参加者は説明を聞く心づもりができないから。それどころか、説明された内容に対して、「なにをどこまで意見を出してよいのか」もわからないでしょう。

そのため、議論がはじまってもチグハグになって収拾がつかなくなることに。あとになって、「そもそも、きょうはなにをするのでしたっけ？」と間抜けな意見が出る恐れすらあるといいます。そこで重要なのが、「プロセス（やり方）を決めてからコンテンツ（中身）に入る」こと。大半の人はコンテンツに興味があり、どうしても先走ってコンテンツに入ろうとするもの。それをプロセスに引き戻すのがファシリテーターの仕事なのだといいます。

基本フレーズ　議論に入る前に、今日の進め方を教えてもらえませんか？

応用フレーズ　先に、進め方を決めておくほうがよくありませんか？

（23ページより）

ちなみにこれは、議論が紛糾した場合も同じ。いったん議論を止めて、「どうやって収拾を図るのか」、まずはプロセスを話し合うべきだというのです。そうしない限り、いくらやっても決着がつかないわけです。

応用フレーズ　ここでもう一度、どう進めるかを考えてみませんか？

（24ページより）

なお会議の進め方を決めるには、3とおりのやり方があるそうです。まず1つ目は、ファシリテーターがあらかじめ考えてきた進め方を提案する方法。もっとも一般的なやり方であり、そのためにこそファシリテーターがいるわけです。

ここで大切なのは、一方通行の説明で終わらせることなく、「○○という進め方でいいですね？」と同意を取ること。プロセスの納得がないのに議論に入っても、結論に納得してもらえないからです。そこで必ず全員の同意を確認し、異論があればその場で修正をかけていくことが大切。

2つ目は、ファシリテーターから進め方の選択肢を提示し、参加者に選んでもらう方法。「一般的には、現状の確認から入るのでしょうが、目的から議論する方法もあり、あるいはいきなりアイデアを出す手も。どれにします？」というやり方です。

そして3つ目は、「きょうはどう進めたらよいですか？」と参加者に丸投げをして、ゼロから話し合って決める方法。これは紛糾しそうな会議でよく使われる方法で、時間はかかるものの、プロセスへの納得度は最大となるのだそうです。

いずれにしても、プロセスはファシリテーターが勝手に決めるものではなく、参加者の総意で決めるもの。メンバー一人ひとりに、プロセスに対し経験を出す権利があるため、遠慮をする必要がないということです。

ときには、みんながプロセスへの意見を出しすぎて、進め方が決まらない場合もあるでしょう。自分が望む結論に向け、主導権争いがはじまるわけです。ファシリテーターが仲を取り持とうとしてもなかなか折り合いがつかなくなるので、そんなときには次のように、誰かがファシリテーターに助け舟を出してあげると効果的。

応用フレーズ　とりあえず、ファシリテーターが言うやり方で始めてみて、後でもう一度進め方を話し合いませんか？

（25ページより）

「議論をどう進めたらよいか？」は想像の世界での話であり、やってみないとわからないことも。あるいは、やってから不具合が出ることもあるでしょう。机上の空論をいつまでも続けるよりは、やってから修正したほうが少なくないといいます。

それに、会議の冒頭では気合が入りすぎるもの。お互いの出方もわからないため、もめやすくなるわけです。「とりあえず」でスタートして、そのまま最後まで進む場合も珍しくないといいます。つまり、いい加減なように見えて、実は巧妙なテクニックなのだと著者は解説しています。（22ページより）

ゴールを設定する

ある日、課長に総務部から会議招集通知が届きました。議題は、「環境問題の件」。そこで「どうせ新たな取り組みの説明があるだけだろう」と、「話を聞くだけでいいから」と若手を代理で出すことに。ところが実際には、全社を挙げての環境対策のさまざまな取り組みに対し、担当する部署を割り振る場でした。部下は事情がわからないまま、いちばん損な役まわりを押し付けられてしまったわけです。

このように、日本では会議のテーマを「環境問題の件」「新規採用に関して」「来季の目標について」などと表すのが一般的。しかし、この「件」「関して」「ついて」が曲者なのだと著者はいいます。なぜなら会議のテーマがわかっても、ゴール（目標）がわからないから。

ゴールとは話し合いが目指す到達点であり、つまりは「どこまで詰めるのか？」「なにを決めるのか？」「成果はなんなのか？」ということ。そこで少なくとも、会議招集通知を見ればゴールがわかるようにしておくべきだといいます。

また、会議の冒頭で必ずゴールを全員で確認することも大切。ファシリテーターからの説明がなければ、「確認したいのですが」と、こちらから尋ねるべき。